Matrice di Eisenhower: cos'è, esempio pronto e versione per l'ADHD

La matrice di Eisenhower è un modo semplice di decidere cosa fare per primo dividendo i compiti in quattro quadranti, incrociando due domande: è urgente? e è importante? Ne escono quattro gruppi: fare subito (urgente e importante), programmare (importante, senza fretta), delegare o ridurre (urgente, poco importante) e lasciar perdere (né urgente né importante). Serve a smettere di spegnere incendi tutto il giorno e a lasciare spazio a ciò che conta davvero. Più sotto trovi un esempio compilato, un modello da stampare e una versione adattata a chi ha l'ADHD o si blocca facilmente.

Da dove viene la matrice di Eisenhower?

Il nome rende omaggio a Dwight D. Eisenhower, presidente degli Stati Uniti dal 1953 al 1961, noto per aver parlato della differenza tra ciò che è urgente e ciò che è importante. L'idea è diventata uno strumento di produttività popolare con il libro di Stephen Covey, in italiano Le 7 regole per avere successo (The 7 Habits of Highly Effective People), che ha organizzato i compiti nei quattro quadranti usati ancora oggi.

Qual è la differenza tra urgente e importante?

È la base di tutto, ed è dove la maggior parte delle persone si confonde:

• Urgente è ciò che ha una scadenza vicina o qualcuno che lo chiede adesso. Urla per avere attenzione.
• Importante è ciò che ha conseguenze reali sulla tua vita, sui tuoi obiettivi o sulla tua salute. Spesso sta zitto.

Il telefono che squilla è urgente. Fare gli esami di controllo è importante. Un messaggio nel gruppo può sembrare urgente senza essere importante. Studiare per l'esame tra due mesi è importante, ma diventa urgente solo la sera prima.

Quali sono i 4 quadranti della matrice?

Lo scopo non è azzerare il Q1, ma passare più tempo nel Q2. Più ti occupi dell'importante prima che diventi urgente, meno incendi compaiono.

Come usare la matrice di Eisenhower passo dopo passo?

1. Svuota la testa. Scrivi in una lista tutti i compiti che hai in mente, senza ordine.
2. Per ognuno chiediti: "Ha una scadenza oggi o domani, o qualcuno dipende da questo adesso?" (urgente) e "Se non lo faccio, qualcosa di importante per me ne soffre?" (importante).
3. Metti ogni compito in un quadrante. Senza pensarci troppo: la prima risposta di solito è buona.
4. Q1: scegli l'ordine e parti. Possibilmente dal compito più pesante.
5. Q2: dai giorno e ora. Se non ha un orario, non succederà.
6. Q3: delega, riduci o raggruppa. Rispondere ai messaggi in due orari fissi, per esempio.
7. Q4: cancella senza colpa.
8. Rivedi una volta a settimana. I compiti cambiano quadrante col tempo.

Per trasformare il Q1 in una lista del giorno che funziona, vedi To do list efficace: come farla (e non solo allungarla).

Esempio di matrice di Eisenhower compilata

Pensa a un'analista di 34 anni, che chiameremo Giulia, con una madre anziana, un figlio a scuola e un lavoro ibrido. Il lunedì la sua lista aveva 12 voci. Dopo la matrice:

Q1: Fare subito

• Consegnare il report mensile (scade oggi alle 18).
• Pagare la bolletta della luce (scade oggi).
• Andare a prendere il figlio prima (ha chiamato la scuola).

Q2: Programmare

• Prenotare gli esami di controllo (mercoledì, ore 9, telefonata durante la pausa caffè).
• Camminata di 20 minuti (martedì e giovedì, ore 7).
• Studiare per la certificazione (lun, mer e ven, ore 20:30, 30 minuti).
• Sistemare le medicine della madre nel contenitore settimanale (domenica, ore 10).

Q3: Delegare o ridurre

• Rispondere al gruppo di famiglia (solo alle 12 e alle 19).
• Riunione di allineamento senza ordine del giorno (chiedere l'agenda o mandare un riassunto scritto).
• Comprare il regalo per l'amico segreto (chiedere al marito).

Q4: Lasciar perdere

• Riordinare le cartelle del computer per colore.
• Guardare la nuova serie "solo un episodio" a metà pomeriggio.

Risultato: la sua giornata è rimasta con 3 compiti veri, e quelli importanti della settimana hanno avuto un orario invece di restare a fluttuare nella testa.

La matrice di Eisenhower funziona per chi ha l'ADHD?

Funziona, ma la versione classica tende a incepparsi in tre punti per chi ha l'ADHD o si riconosce in questo modo di funzionare:

• Tutto sembra urgente. Quando la percezione del tempo è instabile, il compito "esiste" solo vicino alla scadenza. Il Q2 diventa un cimitero di buone intenzioni.
• Il Q1 si intasa. Dieci compiti "per adesso" equivalgono a nessuno: la persona si blocca.
• Il Q4 diventa colpa. Riposo e svago finiscono nel "eliminare", e il cervello stanco ci scappa dentro comunque.

Se sospetti di avere l'ADHD o assumi farmaci, parlane con un professionista della salute.

Versione gentile della matrice (per l'ADHD)

Due consigli in più che aiutano molto:

• Usa i colori. Rosso per il Q1, verde per il Q2. Il colore fa capire al cervello al volo.
• Tieni la matrice in vista. Un foglio sul frigo o sulla scrivania vale più di un file nascosto nel telefono.

Per partire dal compito più pesante del Q1, vedi Mangiare la rana: la tecnica, in una versione più gentile.

Matrice di Eisenhower da stampare

Il modello di getfeito.com è un foglio A4 con i quattro quadranti già nominati nella versione gentile, il limite di 3 righe in "Adesso", lo spazio per la versione mini di ogni compito del Q2 e una fascia per il riposo della settimana. Se preferisci pianificare l'intera settimana in una volta, abbina la matrice al Planner settimanale da stampare (senza sensi di colpa).

Domande frequenti

Come funziona la matrice di Eisenhower?

Classifichi ogni compito come urgente o no e importante o no. Ne escono quattro quadranti: fare subito, programmare, delegare o ridurre, lasciar perdere.

Qual è il quadrante più importante della matrice?

Il Q2 (importante e non urgente). Qui stanno salute, studio, pianificazione e relazioni. Chi se ne occupa ha meno urgenze dopo.

Quanti compiti mettere in "fare subito"?

Pochi. Nella versione gentile il limite è 3. Se ne hai di più, quelli in eccesso ricevono giorno e ora nel Q2.

La matrice di Eisenhower serve per studiare?

Sì. Esami vicini e lavori con scadenza vanno nel Q1; ripassi, riassunti ed esercizi regolari vanno nel Q2 con un orario fisso.

Falla adesso

Prendi un foglio, disegna una croce e metti i compiti di oggi nei quattro quadranti. Scegli solo 3 per l'"adesso" e parti dal più antipatico.